Annuleringsvoorwaarden groepsreserveringen
Vaeshartelt hanteert de Uniforme Voorwaarden Horeca Nederland.
Wanneer een reservering voor uitsluitend logies, al dan niet met ontbijt, is gemaakt voor een groep dan geldt voor annulering van die reservering het navolgende (tenzij schriftelijk anders is overeengekomen). Bij annulering voor het tijdstip waarop krachtens de horecaovereenkomst de eerste horecadienst zal moeten worden verleend, nader te noemen: “de ingangsdatum”, is de klant gehouden de volgende percentages van de reserveringswaarde die door de klant betaald moeten worden bij annulering aan het horecabedrijf te betalen:
- Meer dan 3 maanden voor de ingangsdatum: 0%
- Meer dan 2 maanden tot en met 3 maanden voor de ingangsdatum: 15%
- Meer dan 1 maand tot en met 2 maanden voor de ingangsdatum: 35%
- Meer dan 14 dagen tot en met 1 maand voor de ingangsdatum: 60%
- Meer dan 7 dagen tot en met 14 dagen voor de ingangsdatum: 85%
- 7 dagen of minder voor de ingangsdatum: 100%
(13.2.1 Logies – Uniforme Voorwaarden Horeca)
Wanneer een reservering is gemaakt voor een groep dan geldt voor annulering van die reservering het navolgende:
- Meer dan 6 maanden voor het gereserveerde tijdstip: 0%
- Meer dan 3 maanden voor het gereserveerde tijdstip: 10%
- Meer dan 2 maanden voor het gereserveerde tijdstip: 15%
- Meer dan 1 maand voor het gereserveerde tijdstip: 35%
- Meer dan 14 dagen voor het gereserveerde tijdstip: 60%
- Meer dan 7 dagen voor het gereserveerde tijdstip: 85%
- 7 dagen of minder voor het gereserveerde tijdstip: 100%
(13.2.2 Groepen – Uniforme Voorwaarden Horeca)
Vaeshartelt biedt de mogelijkheid om tot 48 uur voor aanvang van het event maximaal 5% van het definitieve aantal personen te wijzigen m.b.t. het catering totaal. Onder deze uitzondering vallen geen hotelkamers.
Verdere huisregels/voorwaarden
ALGEMENE HUISREGELS
Om een veilige en aangename ervaring voor alle gasten te waarborgen, gelden de volgende richtlijnen:
- Volg instructies van ons personeel
Alle aanwijzingen van ons personeel dienen te allen tijde opgevolgd te worden. - Legitimatie bij toegang
Ons personeel kan om legitimatie vragen bij binnenkomst of tijdens het verblijf. - Verbod op wapens, drugs en agressie
Het meebrengen of gebruiken van wapens, drugs of andere verboden middelen is niet toegestaan. Agressie, racisme en ongewenste intimiteiten worden niet getolereerd. - Respectvol gedrag
Vermijd hinderlijk gedrag zodat alle gasten optimaal van hun verblijf kunnen genieten. - Eigen consumpties
Het meenemen van eigen consumpties is niet toegestaan, tenzij vooraf schriftelijk overeengekomen. - Glaswerk
Glaswerk dient binnen de locatie te blijven en mag niet mee naar buiten worden genomen. - Respect voor omgeving
Houd rekening met onze buren en directe omgeving om overlast te voorkomen. - Verstandig alcoholgebruik
Alcohol wordt uitsluitend geschonken aan gasten van 18 jaar en ouder. Wij verwachten dat alcohol met mate wordt genuttigd. Het is niet toegestaan om eigen alcoholische dranken mee te nemen. Bij excessief gebruik behoudt ons personeel zich het recht voor om verdere consumptie te weigeren.
DIEETWENSEN EN/OF ALLERGIEËN
Gelieve dieetwensen en/of allergieën uiterlijk twee weken vooraf door te geven. Wij doen ons best om hiermee rekening te houden, maar kunnen geen volledige garantie bieden vanwege mogelijke kruisbesmetting. Eventuele extra kosten kunnen van toepassing zijn.
DECORATIE
Decoratie dient uiterlijk op de dag van het evenement te worden opgehaald. Indien decoratie na twee dagen niet is verwijderd, wordt deze door ons opgeruimd. Het gebruik van strooisels (zoals rijst, confetti, glitters), vuurwerk, rook- en bubbelmachines is niet toegestaan. Aan de wanden van onze klassieke zalen mag niets worden bevestigd.
EINDTIJD FEEST
Feestavonden dienen uiterlijk om 01:00 uur te eindigen. De laatste drankjes worden geserveerd tot 00:45 uur.
FACTURATIE
Facturatiewensen dienen vooraf te worden doorgegeven. Voor groepen vanaf 15 personen worden alle kosten op rekening gezet. Groepsreserveringen worden doorgaans binnen 5 werkdagen gefactureerd; hiervoor hebben wij alle facturatiegegevens vooraf nodig. Creditcardbetalingen zijn mogelijk, mits vooraf gemeld.
FOOD & DRINKS
Naast georganiseerde ontbijten, lunches en diners kun je ook terecht voor een hapje in Bistro Els of een drankje in onze Red Bar. Reserveren kan via https://bistro-els.nl/
HOTELKAMERS
De namenlijst voor gereserveerde kamers ontvangen wij graag uiterlijk 3 weken voor het evenement. Geef vooraf aan of kosten voor overnachtingen en extra’s op de totaalrekening komen of op de rekening van de individuele gast.
Bedden zijn standaard tweepersoons, maar kunnen op aanvraag worden gescheiden (extra kosten). Inchecken: vanaf 15:00 uur | Uitchecken: vóór 11:00 uur.
Prijzen zijn exclusief service charge (toeristenbelasting en cultureel erfgoedbelasting).
LUNCH
Wij verzorgen standaard een lunchbuffet tijdens vergaderingen. Bij onvoldoende gasten kan het buffet vervallen; in dat geval serveren wij voor dezelfde prijs een 12-uurtje in onze Bistro.
MUZIEK
Gebruik van ons muzieksysteem is toegestaan; eigen playlists kunnen worden afgespeeld via laptop (mini-jack) of Bluetooth. Spotify is niet toegestaan vanwege licentiebeperkingen. Versterkte livemuziek is binnen niet toegestaan; akoestische muziek wel. DJ-optredens zijn toegestaan tot maximaal 85 dB, waarbij ramen en deuren gesloten blijven. Buiten (terras, patio, park) is zachte achtergrondmuziek toegestaan tot 21:30 uur en maximaal 40 dB; DJ’s zijn buiten niet toegestaan.
PRIJSVERANDERINGEN
Prijsafspraken die zijn gemaakt kunnen aan verandering onderhevig zijn vanwege de sterk veranderende economische situatie. Prijzen van de uitgestuurde offertes zijn op basis van het desbetreffende jaar.
TECHNIEK
Alle (vergader)zalen zijn uitgerust met een BenQ Smart Screen of beamer, te gebruiken via HDMI of smartphone. Technische ondersteuning en extra audiovisuele middelen, zoals microfoons, zijn op aanvraag beschikbaar.
VERVOER & BEREIKBAARHEID
Vaeshartelt is goed bereikbaar met auto, fiets en openbaar vervoer. Wij bieden een fietsenstalling en een ruime gratis parkeerplaats. Het centrum van Maastricht ligt op ca. 12 minuten rijden. Station Maastricht Noord (met P+R) bevindt zich op 5 minuten afstand en is ook lopend bereikbaar (ca. 10 minuten). Voor actuele OV-tijden kun je terecht bij onze receptie.
(WAARDEVOLLE) SPULLEN
Het meenemen van waardevolle spullen is op eigen risico. Buiten de hotelkamers zijn geen kluisjes beschikbaar.
ZAALOPSTELLING
Wijzigingen in de gereserveerde zaalopstelling kunnen vooraf kosteloos worden doorgegeven. Aanpassingen op de dag zelf kunnen extra kosten met zich meebrengen.
