Aanvullende informatie

Annuleringsvoorwaarden groepsreserveringen

Vaeshartelt hanteert de Uniforme Voorwaarden Horeca Nederland.

Wanneer een reservering voor uitsluitend logies, al dan niet met ontbijt, is gemaakt voor een groep dan geldt voor annulering van die reservering het navolgende (tenzij schriftelijk anders is overeengekomen). Bij annulering voor het tijdstip waarop krachtens de horecaovereenkomst de eerste horecadienst zal moeten worden verleend, nader te noemen: “de ingangsdatum”, is de klant gehouden de volgende percentages van de reserveringswaarde die door de klant betaald moeten worden bij annulering aan het horecabedrijf te betalen:

• Meer dan 3 maanden voor de ingangsdatum: 0%
• Meer dan 2 maanden tot en met 3 maanden voor de ingangsdatum: 15%
• Meer dan 1 maand tot en met 2 maanden voor de ingangsdatum: 35%
• Meer dan 14 dagen tot en met 1 maand voor de ingangsdatum: 60%
• Meer dan 7 dagen tot en met 14 dagen voor de ingangsdatum: 85%
• 7 dagen of minder voor de ingangsdatum: 100%

(13.2.2 Logies – Uniforme Voorwaarden Horeca)

Wanneer een reservering is gemaakt voor een groep dan geldt voor annulering van die reservering het navolgende:

• Meer dan 6 maanden voor het gereserveerde tijdstip: 0%
• Meer dan 3 maanden voor het gereserveerde tijdstip: 10%
• Meer dan 2 maanden voor het gereserveerde tijdstip: 15%
• Meer dan 1 maand voor het gereserveerde tijdstip: 35%
• Meer dan 14 dagen voor het gereserveerde tijdstip: 60%
• Meer dan 7 dagen voor het gereserveerde tijdstip: 85%
• 7 dagen of minder voor het gereserveerde tijdstip: 100%

(13.4.2 Groepen – Uniforme Voorwaarden Horeca)

Vaeshartelt bied de mogelijkheid om tot 48 uur voor aanvang van het event maximaal 5% van het definitieve aantal personen te wijzigen m.b.t. het catering totaal. Onder deze uitzondering vallen geen hotelkamers.

DIEETWENSEN EN/OF ALLERGIEËN
Graag ontvangen wij uiterlijk twee weken op voorhand informatie over dieetwensen en/of allergieën. Onze keuken houdt uiteraard zo veel mogelijk rekening met speciale wensen, maar kan geen garantie geven wanneer er in de keuken wordt gewerkt met de desbetreffende producten. Vaeshartelt is dan ook niet verantwoordelijk voor een eventuele kruisbesmetting. Daarnaast is het mogelijk dat er extra kosten worden gerekend afhankelijk van de dieetwens of allergie.

HOTELKAMERS
Wij wensen de namenlijst voor de gereserveerde kamers uiterlijk 3 weken voor aanvang van het event te ontvangen. Daarnaast vernemen wij graag of de kosten van de overnachtingen en eventuele extra’s op de totaalrekening mogen of op de rekening van de individuele gast. Bedden worden standaard als tweepersoonsbed opgemaakt, maar kunnen op aanvraag uit elkaar worden geschoven. Dit dient wel vooraf doorgegeven te worden. Hier zitten extra kosten aan verbonden. Gasten kunnen vanaf 15:00 uur inchecken in de lobby van Vaeshartelt. De uitcheck tijd is vóór 11:00 uur. De prijzen van de kamers zijn exclusief Service Charge (toeristenbelasting en cultureel erfgoedbelasting).

ZAALOPSTELLING
Het is mogelijk om op voorhand een gereserveerde zaalopstelling nog te veranderen. Indien er op de dag zelf een wijziging in de opstelling gemaakt wenst te worden, dan kunnen hier mogelijk kosten voor in rekening gebracht worden.

PRIJSVERANDERINGEN
Prijsafspraken die zijn gemaakt kunnen aan verandering onderhevig zijn vanwege de sterk veranderende economische situatie. Prijzen van de uitstuurde offertes zijn op basis van het desbetreffende jaar.

FACTURATIE
Onze boekingsmodule laat toe om facturatiewensen te verwerken. Deze dienen vooraf gemeld te worden. Bij groepen vanaf 15 personen gaan alle kosten op rekening.

(WAARDEVOLLE) SPULLEN
Het meebrengen van (waardevolle) spullen en/of goederen is op eigen risico. Er zijn, afgezien van op de hotelkamers, geen kluisjes aanwezig bij Vaeshartelt.

DECORATIE
Breng je decoratie mee naar jouw (exclusieve) evenement? Hou er dan rekening mee dat dit uiterlijk de dag erna opgehaald dient te worden i.v.m. andere evenementen die plaatsvinden bij Vaeshartelt. Wanneer de decoratie na 7 dagen nog niet is opgehaald ruimen wij het op. Het is bij Vaeshartelt niet toegestaan om binnen en buiten strooisels (denk hierbij aan rijst, confetti, glitters), vuurwerk, rookmachines en bubbelmachines te gebruiken. Helaas kan er niks opgehangen worden aan de wanden van onze klassieke zalen. Indien het wenselijk is om iets op te hangen bij de overige zalen, mag dit uitsluitend met schilderstape.

TECHNIEK
Al onze (vergader)zalen zijn voorzien van een BenQ Smart Screen of beamerinstallatie. Deze zijn middels een HDMI verbinding of smartphone te gebruiken. Technische ondersteuning kan op aanvraag geregeld worden. Wanneer er andere audiovisuele middelen zoals een microfoon nodig zijn, kunnen wij dit op aanvraag bijboeken.

LUNCH
Wij verzorgen standaard een lunchbuffet tijdens de vergadering. Het kan wel eens voorkomen dat wij te weinig gasten in huis hebben waardoor er geen lunchbuffet geserveerd wordt. In dit geval kunnen jullie voor dezelfde prijs een 12 uurtje nuttige in onze Bistro. Het 12 uurtje bestaat uit een soepje, portie friet, kleine salade en een keuze uit: mini hamburger/zuurdesembol Pulled Chicken/zuurdesembol gegrilde courgette + koffie, thee en/of frisdrank.

VERVOER & BEREIKBAARHEID
Vaeshartelt is goed te bereiken met vrijwel alle vervoersmiddelen. We hebben een (overdekte) fietsenstalling en een grote (gratis) parkeerplaats. In ongeveer 12 minuten ben je met auto in het centrum van Maastricht. Vanaf station Maastricht Noord is het centrum van Maastricht per bus, trein of (deel)fiets goedkoop te bereiken. Het is ook mogelijk om vanaf dit station te reizen naar Valkenburg of Heerlen. Dit station, waar ook een grote P&R bij ligt, is 5 minuten rijden vanaf Vaeshartelt. Het station is ook lopend goed bereikbaar vanaf Vaeshartelt. Via de Beukenlaan loop je er in ongeveer 10 minuten naartoe. De precieze tijden van het openbaar vervoer kunnen opgevraagd worden bij de receptie.

FOOD & DRINKS
Bij Vaeshartelt is het, naast georganiseerde ontbijten, lunches of diners, ook mogelijk om te genieten van een hapje en drankje in één van onze horecaoutlets. Ga voor een vegetarische burger in The Greenhouse, een heerlijke cocktail in The Bar of klassiek comfort food in The Bistro. Voor ieder wat wils!

PAUZE
Heb je pauze tijdens je vergadering of event en heb je zin in een “change of scenery’? We hebben bij de receptie wandelroutes van verschillende lengtes door ons park! Perfect om even te bewegen en ontspannen terug te keren. Ook de drie coffee corners op de vergaderetage zijn fijne plekken om even te relaxen en kletsen onder het genot van een kopje Blanche Dael koffie of thee en een koekje.

PARK
Vaeshartelt is meer dan alleen een gebouw. We worden omringd door een prachtig park waar van alles te beleven is. In het park kun je o.a. een grote Engelse landschapstuin, een wijngaard, het Sterrenbos, een heleboel fruitbomen en –struiken, een bijenpaviljoen en nog veel meer vinden. Een relaxte wandeling is dus altijd binnen hand… of voetbereik.

GESCHIEDENIS
Wist je dat een uitgebreid bosgebied vroeger een Hartelt of Hartert genoemd werd? In 1381 liet een zekere Jan van Hees het bosgebied rond Vaeshartelt in zijn geheel na aan Servaes van Mulcken. Sindsdien wordt het gebied Hartelt van (Ser)Vaes of Vaeshartelt genoemd. Uit dezelfde periode als het ontstaan van de naam dateert ook het wapen van Vaeshartelt, een schild met rood-witte banen met daarop de valk. De valk staat als symbool voor macht en kracht. Het huidige beeldmerk van Vaeshartelt is ook een valk, al is deze wat abstracter.

FACTURATIE
Alle groepsreserveringen worden normaliter binnen 5 werkdagen gefactureerd. Hiervoor hebben wij op voorhand alle facturatiegegevens nodig. Wanneer creditcard betaling gewenst is, is dit mogelijk. Echter, we vernemen dit graag vooraf aan de geplande datum.